Khi bạn thực hiện thay đổi đối với Google Tài liệu , một bản sao của phiên bản trước sẽ được lưu cho phép bạn phục hồi lại các thay đổi. Nhưng nếu không muốn, bạn có thể thực hiện theo cách dưới đây để ẩn hoặc xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Tài liệu dễ dàng.
Hướng dẫn xóa lịch sử phiên bản chỉnh sửa trên Google Tài liệu
Đối với những người đã được chia sẻ quyền chỉnh sửa tài liệu trước đó, bạn không thể ẩn hoàn toàn lịch sử các phiên bản. Tuy vậy nếu bạn có thể giới hạn quyền truy cập của họ ở chế độ chỉ xem.
Xem thêm: Chromium là gì? Sự khác biệt với trình duyệt Chrome của Google
Ẩn lịch sử phiên bản trên Google Tài liệu
Người dùng có quyền truy cập là Người xem chỉ có thể xem được phiên bản hiện tại của tài liệu và không thể xem các phiên bản chỉnh sửa trước.
Bước 1: Mở tệp tin trên Google Tài liệu, nhấn vào nút Chia sẻ ở góc phải màn hình.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng mũi tên chỉ xuống cạnh email, chuyển từ Người chỉnh sửa > Người xem.
Thay đổi quyền truy cập trên Email cụ thể
Hoặc bạn có thể thay đổi quyền truy cập tại Nhận đường liên kết. Nhấn vào nút Thay đổi ở và thiết lập Bất cứ ai có đường liên kết trở thành Người xem.
Thay đổi quyền truy cập trên link chia sẻ tài liệu
Ngoài ra bạn cũng có thể cấp quyền truy cập khi chia sẻ qua email ngay từ đầu để không phải thao tác sau này.
Thay đổi quyền truy cập từ đầu
Giờ đây, với những người mà bạn chia sẻ tài liệu sau khi được cập nhật lại quyền hạn. Họ không thể xem được các phiên bản chỉnh sửa cửa tài liệu của bạn nữa.
Xem thêm: Hướng dẫn xem các phiên bản chỉnh sửa trên Google Tài liệu
Xóa lịch sử phiên bản trên Google Tài liệu
Để xóa các phiên bản chỉnh sửa trên Google Tài liệu bạn phải tạo một bản sao của tài liệu đó. Thao tác này sẽ xóa các phiên trước đó trong tài liệu mới và chỉ giữ lại phiên bản hiện tại. Có 3 cách để làm việc này.
Cách 1: Thao tác trên Google Drive
Tìm tài liệu bạn muốn xóa phiên bản trên Drive, nhấp chuột phải vào tài liệu và chọn Tạo bản sao.
Tạo bản sao trên Drive
Một tệp mới sẽ xuất hiện có tên Bản sao của + tên tệp được tạo bản sao. Bạn nhấn chuột phải vào tệp này, chọn Đổi tên trực tiếp trên Drive.
Tệp bản sao được tạo trên Drive
Cách 2: Trong Google Tài liệu
Trước tiên, bạn hãy mở tệp cần xóa lịch sử phiên bản trong Google Tài liệu.
Bước 1: Nhấn vào Tệp trên thanh công cụ, chọn Tạo bản sao.
Bước 2: Tại cửa sổ Sao chép dữ liệu, bạn có thể thay đổi Tên và Thư mục lưu tệp bản sao.
Ngoài ra bạn cũng có tích chọn Chia sẻ với cùng một nhóm người để hệ thống sao chép cả danh sách chia sẻ quyền truy cập tệp gốc sang tệp mới.
Tạo bản sao trong tệp Google Tài liệu
Bước 3: Cuối cùng bạn nhấn OK để xác nhận thay đổi.
Cách 3: Sử dụng Menu lịch sử phiên bản
Cách làm này sẽ cho phép bạn tạo bản sao tài liệu mới từ trong danh sách các phiên bản chỉnh sửa trước đó.
Bước 1: Chọn Tệp trên thanh công cụ, chọn Lịch sử phiên bản > Xem lịch sử phiên bản.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm bên cạnh bản chỉnh sửa, chọn Tạo bản sao.
Bước 3: Bạn cũng đặt Tên, chọn vị trí Thư mục lưu cho bản sao và nhấn OK để xác nhận.
Tạo bản sao trong Menu lịch sử phiên bản
Xem thêm: Hướng dẫn tải và lưu hình ảnh từ tệp Google Tài liệu
Trên đây là cách thức đơn giả để bạn ẩn cũng như xóa các phiên bản chỉnh sửa có trên Google Tài liệu. Nếu cảm thấy bài viết hữu ích hãy để lại ý kiến của ban dưới phần bình luận và hẹn gặp lại lần sau.
